اتوماسیون اداری در اصفهان :سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری در اصفهان در گذشته شرکت‌ها برای ثبت و انجام کارهای مختلف از برگه‌های کاغذی استفاده می‌کردند، این شیوه علاوه بر وقت‌گیر بودن، در درازمدت باعث سردرگمی کارکنان و پیچیده‌تر شدن مراحل می‌شد، درنتیجه نیاز به طراحی یک سیستم برای ساده‌تر کردن مراحل اداری روز به روز بیشتر می‌شد.
چشم انداز اتوماسیون اداری
امروزه فناوری باعث ایجاد تغییرات بسیاری در عملکرد دفاتر اداری شده است و شرکت‌ها نیز از پیشرفت‌های تکنولوژی، اینترنت و دنیای نرم افزارها دور نمانده‌اند. در این زمینه طراحی اتوماسیون اداری یکی از گام‌های اساسی برای ورود تکنولوژی به شرکت‌ها و ساده‌سازی عملکرد آن‌ها با حذف اسناد کاغذی شده است.با اتوماسیون اداری در اصفهان و با استفاده از ابزارهای آنلاین می‌توانید با کاغذها خداحافظی کنید، اما این به معنای اتوماتیک شدن فرآیندهای اداری نیست.
تجهیزات اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری شامل استفاده از تجهیزات کامپیوتری، نرم افزار و برنامه‌های کاربردی برای جمع‌آوری، ساخت، ذخیره‌سازی، دست‌کاری و انتقال اطلاعات لازم برای انجام وظایف کاری افراد و در نهایت رسیدن به اهداف شرکت‌ها است. دنیای وب با طراحی اتوماسیون اداری امکان برقراری ارتباط در فواصل دور جغرافیایی با سرعت و امنیت بالا را برای شما فراهم می‌سازد.اتوماسیون اداری در اصفهان
مدیریت آسان با استفاده از طراحی اتوماسیون اداری
صرفه‌جویی در زمان برای یک مدیر قهار از اهمیت زیادی برخوردار است. شاید اولین چیزی که یک مدیر برای مدیریت بهتر فرآیند کسب‌وکار خود به آن می‌اندیشد این است که بتواند به تمام کارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن رسیدگی کند.اتوماسیون اداری در اصفهان
اگر بخواهیم به روشی سنتی به فرآیند کسب‌وکار اداری بپردازیم به‌ازای زمان زیادی که صرف میکنیم به بازدهی‌ای که مدنظر داریم دست نخواهیم یافت، بنابراین بهتر است از رایانه‌های خود کمک بگیریم و از خودکار سازی فرآیندها در بخش‌های متفاوتی از ادارۀ خود استفاده کنیم تا به بهترین بازده عملیاتی دست یابیم.
طراحی اتوماسیون اداری و در واقع طراحی سیستم‌های نرم افزاری مورد نیاز این حوزه، این کار را برای ما ممکن می‌سازد چراکه اتوماسیون اداری به معنای جمع‌آوری اطلاعات و ذخیره و تغییر آن‌ها، انتقال الکترونیکی داده و رسیدگی به فرآیند کسب‌وکار به روش الکترونیکی است.
مدیریت آسان با استفاده از طراحی اتوماسیون اداریمزایای استفاده از اتوماسیون اداری
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری
مزایای اتوماسیون اداری
تغییر چشم‌گیر روند اداری با افزایش پیشرفت تکنولوژی، اغلب ادارات را به طراحی اتوماسیون اداری تحت وب سوق می‌دهد بعضی افراد بر این باورند که استفاده از اتوماسیون اداری کاری دشوار خواهد بود درحالی‌که استفاده از این ابزار اداری نه‌تنها دشوار نیست بلکه در سهولت کارها نقش اساسی دارد. برخی از بزرگ‌ترین مزایای این ابزارهای اداری عبارتند از:
– صرفه‌جویی در هزینه و انرژی
– افزایش توانایی پیگیری مسئولیت‌ها
– امکان مشخص کردن وظایف هریک از کارکنان و پیگیری آن‌ها
– ایجاد شفافیت زیاد در امور مربوط به شرکت
– امکان اولویت‌بندی، کنترل مهلت انجام وظایف و ارسال هشدارها
– استفاده بیشتر از ساعات کاری و افزایش بهره‌وری به‌دلیل کاهش زمان پردازش فعالیت‌ها
– حذف اشتباهات دستی
– بهبود امنیت اطلاعات از طریق ایجاد یک پایگاه داده برای شاخص‌ها، پنل مدیریت، آمار و معیارهای عملکرد فرآیند.اتوماسیون اداری در اصفهان
– انسجام بیشتر و افزایش سرعت تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها
امکانات کاربردی (دبیرخانه و مکاتبات اداری)
چارت سازمانی:
تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آن‌ها
تعریف رده‌های سازمانی
تعریف پست‌های سازمانی و انتساب یک یا چند پست به افراد
تعریف کاربران غیر سازمانی
تعریف تاریخ انقضا بر روی پست‌های سازمانی و کاربر
اعمال کنترل‌های امنیتی بر روی کاربر از طریق دسترسی‌های شبکۀ داخلی
تعریف گروه‌های کاربری جهت سهولت در تعریف دسترسی‌ها
اتوماسیون اداری در اصفهان : دبیرخانه:
دبیرخانۀ نرم افزار اتوماسیون اداری با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری، باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگه‌داری بهینۀ اطلاعات می‌شود.اتوماسیون اداری در اصفهان
در دبیرخانه، ثبت و گردش كلیۀ مكاتبات سازمان به‌صورت آنلاین و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هرگونه سند دیگری در این سیستم به روش آنلاین آرشیو می‌شود.
اتوماسیون اداری در اصفهان : کارتابل:
كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و … برای مشاهده، رسيدگی و پیگیری امور جاری خود به آن مراجعه می‌کنند. کارتابل، در اختيار تمامی کاربران داخل سازمان و ذی‌نفعان سازمان (مشاوران، پیمانکاران، تامین‌کنندگان و …) قرار می‌گیرد تا با مراجعه به آن، امور جاری خود را به ساده‌ترین شكل ممكن به انجام برسانند.
گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل براساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه‌براین، در کارتابل، بخشی نیز جهت مشاهدۀ اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و… در نظر گرفته می‌شود.
